Que vérifier sur une facture d'indépendant avant de l'envoyer au client ?
Cette checklist s'adresse aux micro-entrepreneurs qui éditent eux-mêmes leurs factures. Elle reprend, dans l'ordre de relecture, les points qui reviennent le plus souvent dans les factures renvoyées par un client ou un comptable. Elle complète l'article sur les mentions obligatoires d'une facture et celui sur la numérotation. Les règles citées sont à vérifier selon les textes en vigueur.
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Avant de créer la facture
Retrouver le devis accepté ou l'accord écrit du client qui justifie la facture
Vérifier que la prestation ou la livraison est bien terminée, ou qu'il s'agit d'un acompte clairement identifié
Contrôler la raison sociale exacte du client, son adresse et, pour un professionnel, son numéro d'identification
Confirmer l'adresse email ou postale à laquelle le client souhaite recevoir ses factures
Repérer le dernier numéro de facture émis pour respecter la suite chronologique
Identité et en-tête du document
Nom ou dénomination de l'émetteur, adresse complète et numéro SIREN ou SIRET
Mention de la forme d'exercice, entrepreneur individuel ou micro-entrepreneur, telle qu'elle figure sur les documents officiels
Numéro de TVA intracommunautaire présent si l'activité est assujettie, absent ou remplacé par la mention adaptée sinon
Le mot facture lisible en titre, sans confusion avec un devis ou un reçu
Date d'émission du document et, si elle diffère, date de réalisation de la prestation
Numéro unique, continu et sans trou par rapport à la facture précédente
Lignes, montants et TVA
Chaque prestation ou produit décrit précisément, avec quantité, unité et prix unitaire
Remises ou rabais indiqués ligne par ligne, jamais dissimulés dans le total
Total hors taxes, montant de TVA et total toutes taxes comprises cohérents entre eux
En franchise en base de TVA, la mention correspondante présente et le montant de TVA à zéro
Acompte déjà versé déduit clairement, avec renvoi au numéro de la facture d'acompte
Frais annexes, déplacements ou débours présentés à part et justifiés
Total en euros, avec deux décimales, identique à celui du devis accepté sauf avenant
Conditions et délais de paiement
Date d'échéance ou délai de paiement écrit en toutes lettres et sans ambiguïté
Moyens de paiement acceptés indiqués, avec IBAN vérifié caractère par caractère
Taux des pénalités de retard mentionné, à vérifier selon les textes en vigueur
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement mentionnée pour un client professionnel
Conditions d'escompte pour paiement anticipé précisées, ou mention d'absence d'escompte
Références du client, numéro de commande ou de devis, reprises pour faciliter son traitement
Après l'envoi
Enregistrer la facture dans le livre des recettes ou le suivi de chiffre d'affaires
Conserver un exemplaire au format non modifiable, avec la preuve d'envoi et le devis associé
Programmer une date de relance si le règlement n'est pas arrivé à l'échéance
Vérifier que le montant encaissé correspond exactement à la facture avant de la marquer payée
En cas d'erreur constatée, émettre un avoir puis une nouvelle facture plutôt que de modifier l'original
Mettre à jour le cumul annuel de chiffre d'affaires pour surveiller les seuils de la micro-entreprise
Comment utiliser ce modèle
À imprimer et à garder près du poste de travail ; la relecture prend deux ou trois minutes par facture et évite la plupart des renvois.
Les points de la section Conditions et délais de paiement dépendent du type de client, particulier ou professionnel : cocher ceux qui s'appliquent.
Un logiciel de facturation, FacturoLab ou un autre, remplit une partie de ces champs automatiquement, mais la vérification du client, des lignes et de l'échéance reste de votre responsabilité.
Les mentions listées sont données à titre de repère et sont à vérifier selon les textes en vigueur, notamment en cas de changement de régime de TVA.
Faut-il refaire cette vérification à chaque facture, même pour un client habituel ?
Oui, au moins pour la numérotation, l'échéance et les montants. Les erreurs les plus fréquentes viennent justement des factures récurrentes copiées d'un mois sur l'autre : une date non mise à jour, un numéro dupliqué ou un acompte déduit deux fois.
Que faire si une facture déjà envoyée contient une erreur ?
Ne modifiez pas le document original. La pratique courante consiste à émettre un avoir qui annule la facture erronée, puis une nouvelle facture avec un nouveau numéro. Conservez les trois documents ensemble pour que la suite reste lisible.
La checklist suffit-elle pour se préparer à la facture électronique ?
Elle couvre le contenu du document, ce qui reste la base. La facture électronique ajoute des exigences de format et de transmission, présentées dans l'article dédié du blog. Il est prudent de suivre le calendrier officiel plutôt que les dates relayées ici ou là.
Comment fixer le taux de pénalités de retard à indiquer ?
Le taux minimal et son mode de calcul sont fixés par la réglementation et évoluent avec les taux de référence. Vérifiez la valeur en vigueur au moment de l'émission, puis utilisez le calculateur de pénalités du site pour chiffrer ce qu'un retard représente réellement.