Faut-il facturer ses frais de déplacement au client et comment les présenter sur la facture ?

Un aller-retour chez un client, un billet de train, une nuit d'hôtel: ces dépenses font partie du coût réel de la mission. Les refacturer est parfaitement légitime, à condition de l'avoir annoncé et de les présenter de façon lisible sur le document.

Annoncer les frais dès le devis

Ce qui n'a pas été annoncé se discute au moment de payer. Indiquez donc dans le devis le principe de la refacturation, son mode de calcul et un ordre de grandeur, puis reprenez la même formulation sur la facture. C'est le prolongement direct de la logique décrite dans notre article sur l'enchaînement du devis et de la facture.

Trois façons de traiter les frais

• les intégrer au prix de la prestation, sans ligne séparée: simple, mais le client ne voit pas ce qu'il paie ;
• les refacturer au réel, sur une ligne dédiée, justificatifs à l'appui ;
• appliquer un forfait annoncé à l'avance, par exemple un montant par déplacement ou par journée sur place.

Frais refacturés et débours, une différence qui compte

Les frais que vous engagez pour votre compte, puis refacturez, restent en principe du chiffre d'affaires: ils gonflent le total qui sert de base à vos cotisations et à vos plafonds. Le débours, avancé au nom et pour le compte du client sur une facture établie à son nom, obéit à des règles particulières et plus strictes. La distinction n'a rien de cosmétique.

Ce que la ligne de frais doit dire

• la nature de la dépense: transport, hébergement, repas, péage ;
• la date ou la période concernée par le déplacement ;
• le montant, avec la mention forfait le cas échéant ;
• le renvoi au devis ou à l'accord qui prévoyait la refacturation.

Chiffrer avant de choisir

Avant de décider si vous absorbez les frais ou si vous les refacturez, regardez ce qu'il vous reste vraiment. Notre simulateur de revenu net montre l'effet d'un chiffre d'affaires plus élevé sur vos cotisations, et aide à trancher entre un forfait confortable et une refacturation au réel.